تعزيز روح المدرسة وتشجيع المجتمع المدرسي من خلال بناء العلاقات بين الطلاب والمعلمين وأولياء الأمور والموظفين.
أهداف مجلس أولياء الأموروالمعلمين:
دورمجلس أولياء الأمور والمعلمين لا يشمل:
6. التصويت: يحق لكل عضو من أعضاء اللجنة التنفيذية التصويت بصوت واحد. في حال تعادل الأصوات في عملية الاقتراع خلال الاجتماع، سيحتسب صوت الرئيس بصوتين.
7. النصاب: يكتمل النصاب القانوني للجنة التنفيذية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين بحضور 7 أعضاء، مما يسمح بإجراء المهام والمعاملات الرسمية، غير أنه لا يمكن عقد اجتماع دون حضور إما الرئيس أو نائب الرئيس.
8. يجب أن يدون محضر لكل اجتماع من قبل سكرتير المجلس ويوقعه الرئيس أو نائب الرئيس إذا ترأس الاجتماع، كما يجب ارسال محضر الاجتماع لكافة أعضاء المجلس ومدير المدرسة بعد كل اجتماع. في خال غياب السكرتير يجب توكيل المهمة لأحد أعضاء المجلس.
9. سيتم إعداد الخطة السنوية من قبل اللجنة التنفيذية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر سبتمبر، وستشمل الخطة مشاريع تتعلق ببناء مجتمع المدرسة، وجمع التبرعات، وتحسين التواصل مع أولياء الأمور ... الخ، كما ستشمل الخطة الزمنية والميزانيات المقترحة لكل مشروع.
10. ينبغي على كل عضو تنفيذ مشروع واحد على الأقل خلال العام الدراسي (أي مشروعين خلال فترة العضوية)
المادة الرابعة – العملية الانتخابية
5. ستتولى إدارة مدرسة البيان تنظيم العملية الانتخابية عن طريق تعيين متطوع او اثنين من موظفي مدرسة البيان ثنائية اللغة لإدارة عملية الترشيح والانتخاب. تشمل المسئوليات ما يلي:
أ. إعداد وتوزيع الإشعارات المتعلقة بعملية الترشيح والانتخاب.
ح. ضمان أن الأعضاء المؤهلين فقط هم الذين يحصلون على حق الاقتراع أو رمز التصويت.
6. عند انتخابهم، يقوم أعضاء اللجنة التنفيذية الجدد لمجلس أولياء الأمور والمعلمين بقراءة اللوائح وتوقيع كل صفحة.
7. نقل السجلات في شهر يونيو: يجب الاحتفاظ بكافة سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين لمدة 6 سنوات. يجب على أعضاء اللجنة التنفيذية المنتهية ولايتهم التأكد من نقل السجلات إلى أعضاء اللجنة التنفيذية المنتخبة حديثاً، بما في ذلك جميع معلومات الاتصال بأولياء الأمور التي تم الحصول عليها خلال فترة ولايتهم. يجب أن يتم نقل السجلات داخل الحرم المدرسي في حضور مدير المدرسة.
8. التزامات أعضاء مجلس أولياء الأمور والمعلمين وشروط مشاركاتهم:
أ. يتم إقالة عضو اللجنة التنفيذية الذي يتغيب عن حضور 3 اجتماعات متتالية للجنة أو اجتماعين عامين متتاليين بناء على توصية اللجنة التنفيذية. يمنح العضو فرصة تقديم كتاب توضيحي يبين فيه سبب عدم حضور هذه الاجتماعات لينظر فيه جميع الأعضاءثم يقدكون قرارهم بشأن ذلك العضو لمدير المدرسة.
ب. يجوز أيضاً أن يقيل مدير المدرسة أحد الأعضاء للأسباب المذكورة أدناه:
ج. يتم استبدال العضو المقال بالمرشح التالي في الانتخابات وفي حال عدم توافره، يتم إجراء انتخابات لهذا المنصب.
أولاً: يقوم رئيس مجلس أولياء الأمور والمعلمين بالآتي:
- التأكد من أن جميع لوائح مجلس أولياء الأمور والمعلمين تنفذ بالكامل.
- ترؤس جميع اجتماعات مجلس أولياء الأمور والمعلمين، وهو عضو شرفي بحكم منصبه في جميع اللجان فيما عدا لجنة الترشيح.
- جدولة الاجتماعات وترؤسها.
- تحديد جدول أعمال الاجتماعات.
- مراجعة واعتماد محاضر الاجتماعات من خلال التوقيع عليها.
- مراقبة سير العمل في اللجان الفرعية.
- تفويض المسؤوليات إلى أعضاء المجلس الآخرين.
- تشجيع المشاركة الفاعلة في جميع الأنشطة الخاصة بأولياء الأمور والمدرسة.
- المراجعة والموافقة والتوقيع على جميع المراسلات الداخلية والخارجية الخاصة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين
- العمل مع أمين الصندوق لضمان إدارة أموال مجلس أولياء الأمور والمعلمين بشكل مناسب.
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى اللجنة التنفيذية التالية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين.
ثانياً: يقوم نائب رئيس مجلس أولياء الأمور والمعلمين بالآتي:
- التعاون مع الرئيس لتحقيق أهداف وغايات مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- الإنابة عن الرئيس في غيابه
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى اللجنة التنفيذية التالية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين.
ثالثاً: يقوم أمين الصندوق بالآتي:
- إدارة الصندوق وجميع الشؤون والأصول المالية الخاصة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين بالتنسيق مع شركة فوزك.
- الاحتفاظ بنسخ من السجلات المحدثة عن جميع الإيرادات والمصروفات في حرم المدرسة.
- تقديم التقارير المالية المرحلية والسنوية.
- مد المراجعين بالوثائق اللازمة عند الطلب.
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى اللجنة التنفيذية التالية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين.
رابعاً: يتم تعيين سكرتير مجلس أولياء الأمور والمعلمين من قبل المدرسة وتنحصر مسؤوليته في:
- تحديد جداول أعمال الاجتماعات والتواريخ والأوقات مع الرئيس وإبلاغ الأعضاء.
- تسجيل محاضر الاجتماعات، بما في ذلك الحضور والغياب، وتحريرها، وتعميمها على الأعضاء بعد موافقة وتوقيع الرئيس
- حفظ ملفات البيانات المتعلقة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين
- لا يكون للسكرتير حق التصويت
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى اللجنة التنفيذية التالية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين.
لجنة التواصل: تعمل لجنة التواصل على تشجيع مشاركة أولياء الأمور، وتقديم الخدمات التوعوية الممتدة والتي تشمل:
هذه اللجنة تحتاج إلى الحصول على موافقة مدير المدرسة قبل التواصل مع المجتمع، ويشمل ذلك أية خطابات لأولياء الأمور، أو إعلانات عامة، أو نشرات أو غيرها.
ب. لجنة الفعاليات والأنشطة: تقوم لجنة الفعاليات والأنشطة بتنسيق تفاصيل أنشطة مجلس أولياء الأمور والمعلمين، ويشمل ذلك:
ج. لجنة التدقيق: يجب على لجنة التدقيق إجراء مراجعة داخلية لجميع الشؤون المالية الخاصة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين في نهاية الفترة المقررة. يقوم أمين الصندوق، بالتنسيق مع شركة فوزك، بتقديم جميع الدفاتر والسجلات المتاحة للجنة التدقيق. تقوم لجنة التدقيق بإعداد تقرير مكتوب لعرضه على اللجنة التنفيذية، ويجوز تقديمه خلال الاجتماع العام النهائي عند اكتمال المراجعة والتحقيق.
أ. تشجيع واختيار المتطوعين من أولياء الأمور والموظفين للمشاركة في الفعاليات التي تهدف إلى بناء المجتمع المدرسي.
ب. عرض الخطة السنوية التي أقرها مجلس أولياء الأمور والمعلمين على أولياء الأمور والموظفين.
ج. الإعلان عن تواريخ الأنشطة المرتقبة/المخطط لها في مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
د. الإعلان عن مبادرات المدرسة التي تخص أولياء الأمور.
ه. تلقي التغذية الراجعة من أولياء الأمور عن طريق الاستبيانات.
- تودع جميع الأموال التي يجمعها مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شركة فوزك (مع الوثائق المساندة ) في حساب يخصص لمجلس أولياء الأمور والمعلمين. يحصل أمين الصندوق على قسيمة الإيداع لهذا المبلغ. يكون لمجلس أولياء الأمور والمعلمين حق التصرف الكامل في رصيده في أي وقت.
- تكون المدفوعات من حساب مجلس أولياء الأمور والمعلمين عن طريق شركة فوزك بموجب رسالة يوقعها كلاً من رئيس المجلس وأمين الصندوق، وموجهة إلى مدير الحسابات في شركة فوزك. يمكن أن يوقع نائب الرئيس بدلاً من الرئيس إذا كان الأخير غير متواجد. في حال عدم تواجد أمين الصندوق، يوقع الرئيس ونائب الرئيس معاً. تقدم الوثائق المساندة (الفواتير، عروض الأسعار وغيرها) مع الرسالة.
- تحتفظ شركة فوزك بالوثائق المتعلقة بكل معاملة مالية (مثل إيصالات الإيداع وأوامر الشراء ومحاضر الاجتماعات المرتبطة بالمعاملات المالية، وغيرها)
- أمين الصندوق مسؤول عن حفظ نسخ من جميع السجلات المالية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين (دفاتر الحسابات / السجلات، الفواتير، الإيصالات، سجلات شركة فوزك، وغيرها ...) والحسابات مع شركة فوزك. تسلم هذه النسخ الى اللجنة التنفيذية المقبلة لمجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو. ويمكن أيضا أن تعرض النسخ على لجنة التدقيق لمراجعتها.
- يقوم أمين الصندوق بإعداد التقرير المالي المؤقت لمجلس أولياء الأمور والمعلمين قبل يوم 31 يناير، والتقرير المالي السنوي لمجلس الآباء والمعلمين قبل اجتماع شهر يونيو، على أن يشمل الدخل، والنفقات، والمعاملات الأخرى.
- تقدم هذه التقارير إلى اللجنة التنفيذية ومن الممكن تقديمها أثناء الاجتماع العام أيضاً. ترسل نسخة من هذه التقارير إلى مدير المدرسة.
- يطلب الرئيس من 3 إلى 5 متطوعين تشكيل لجنة التدقيق، وتتكون غالبية اللجنة من الأعضاء العاميين وليس من اللجنة التنفيذية.
- يجب على لجنة التدقيق مراجعة جميع الشؤون المالية للمجلس بمساعدة أمين الصندوق الذي يقدم جميع الدفاتر والسجلات المتاحة لهم.
- قد تضاف بعض المهام إلى لجنة التدقيق من ضمنها فحص جميع البيانات والسجلات المالية المتعلقة بالمصروفات، وضمان الامتثال لأحكام النظام الداخلي فيما يخص المعاملات المالية.
- تعد لجنة التدقيق تقريراً مكتوباً لعرضه على اللجنة التنفيذية، وقد ترسله خلال الاجتماع العام النهائي عند الانتهاء من المراجعة والتحقيق. ويدرج هذا التقرير لمراجعته ومناقشته أثناء نقل السجلات في شهر يونيو.
أ. إعداد وتوزيع الإشعارات المتعلقة بعملية الترشيح والانتخاب.
ب. التأكد من أن جميع أولياء الأمور والموظفين لديهم فرصة للترشح، بما في ذلك الترشح الذاتي.
ج. جمع قائمة بأسماء المرشحين وسيرتهم الذاتية.
د. التحقق من أهلية جميع المرشحين المتقدمين قبل الانتخابات، بمساعدة من مكتب التسجيل ومكتب الموارد البشرية.
ه. إدارة الانتخابات في المراحل الخمسة، إما في المدرسة أو عبر الشبكة الإلكترونية (الإنترنت).
و. إعداد أوراق الاقتراع، وقوائم الحضور، وصناديق الاقتراع، وسجلات الإحصاء وجميع المواد الأخرى المتعلقة بالانتخابات، أو إنشاء حساب عبر الشبكة الإلكترونية (الإنترنت) لإجراء انتخابات كل مرحلة إلكترونياً.
ز. جدولة الانتخابات في الوقت الذي يضمن فيه مشاركة أكبر عدد ممكن.
ح. ضمان أن الأعضاء المؤهلين فقط هم الذين يحصلون على حق الاقتراع أو رمز التصويت.